Projecte Excel

 

Introducció

Excel és un programari de fulls de càlcul desenvolupat i distribuït per Microsoft Corporation. Va ser llançat el 1985 com una eina per a la gestió de dades i càlculs i ha evolucionat per esdevenir una eina d'anàlisi empresarial molt popular i àmpliament utilitzada.

Utilitat

Excel és una eina molt útil per a les empreses ja que permet la manipulació de dades i la creació de diferents tipus d'informes, gràfics i taules. Excel és un programa de fulls de càlcul que s'utilitza per a registrar i realitzar càlculs de dades numèriques organitzades en files i columnes. També és una eina molt versàtil per a administrar i analitzar dades. Permet als usuaris realitzar càlculs ràpids i precisos, crear gràfics i taules, i construir models financers i d'anàlisis de dades complexes. A més, Excel és fàcilment accessible i àmpliament utilitzat a tot el món, per la qual cosa és una eina comuna i familiar per a moltes persones de negocis. En conjunt, aquestes característiques fan d'Excel una eina valuosa en la gestió i l'anàlisi de dades per a empreses de totes les grandàries i en una varietat d'indústries.

Les empreses utilitzen Excel per a diferents propòsits, com ara portar un registre de vendes, fer un seguiment de les finances, analitzar dades de mercat, crear i seguir un pressupost, gestionar inventaris, crear calendaris d'esdeveniments, entre altres. També es pot utilitzar Excel per a realitzar càlculs complexos i crear models financers per a futurs escenaris.

En resum, Excel és una eina vital per a qualsevol empresa que necessita manejar i analitzar dades en el seu dia a dia.

Exemple

Jo he utilitzat l'Excel de manera que teníem una llista de tots els on estaven guardats tots els documents que n'hi havia a la gestoria, perquè teníem el número de caixa i es posava el número dels documents que hi havia.

Fórmules bàsiques 

Inserció d'una fórmula 

Un dels grans avantatges dels fulls de càlcul és que, no només permeten inserir-hi i emmagatzemar-hi dades de tipus molt divers (numèriques, alfabètiques, dates, monedes, percentatges, etc.), sino que també donen la possibilitat de realitzar càlculs amb aquestes dades.

Una fórmula és una expressió que s'utilitza per obtenir un resum tat a partir de les dades incloses en una o més cel les.

Una fórmula pot contenir els elements següents:

- Números o valors de text (per exemple, "2", "abril", etc.).

- Referències: són les coordenades de les cel les amb què es realitzen els càlculs (per exemple, A2, B6, etc.). L'avantatge d'un full de càlcul és que és possible realitzar càlculs amb referències a cel-les i intervals, de tal forma que si canvien les dades incloses a les cel les de referència, també canviarà el resultat.

- Operadors: són signes o símbols que indiquen el càlcul que cal realitzar. 

N°hi ha de matemàtics (+, -, etc.), lògics (Y, O), de comparació (<, >, =, etc.), etc.

Referència	Característiques	Nomenclatura	Comportament en copiar o arrossegar
Relativa	Indica la posició d'una cel.la respecte de la que s'esmenta. Si a la cel la C1 s'esmenta la cel.la B1, el que l'Excel emmagatzema és la cel la que es troba a l'esquerra. Per això, en utilitzar el controlador d'emplenament per arrossegar la fórmula cap avall, la fórmula es modifica (s'emplenen automàticament les cel·les com =B2, =B3, etc.; és a dir, es referencien les cel les que es troben a l'esquerra).	C4	- Verticalment, la referència es mou. - Horitzontalment, la referència es mou.
Absoluta	No va relacionada amb la posició d'una cel.la, sinó únicament amb el seu nom. En copiar la cel la on es troba la referència o en arrossegar-la utilitzant el controlador d'emplenament, la referència no varia. La nomenclatura de les referències absolutes introdueix el símbol del dòlar ($) davant tant de la lletra com del número dins del nom de la cel.la Si a la cel.la C1 escrivim la fórmula =$B$1 i ho arrosseguem cap avall, veurem que en totes les cel·les la fórmula no varia.	$C$4	- Verticalment, la referència es manté estàtica. - Horitzontalment, la referència es mou.
Mixta	Un dels dos elements del nom de la cel.la referenciada (la fila o la columna) es manté fix com en les referències absolutes, però l'altre varia segons la seva posició, com en les relatives. També s'usa el símbol S, però només s'escriu davant de la part de la referència que funciona com a absoluta.   Si a la cel.la C1 escrivim la fórmula =$B1, quan copiem o arrosseguem aquesta cel.la cap avall, ens apareixerà =$B2, =$B3, etc.; és a dir, no variarà la referència a la columna B (la referència absoluta), però sí a la fila 1 (la referència relativa). Tot i això, si l'arrosseguem en horitzontal, funcionarà com a absoluta mostrant sempre =SB1.	$C4	- Verticalment, la referència es mou. - Horitzontalment, la referència es manté estàtica.
		C&4	-Verticalment, la referència manté estàtica. Horitzontalment, la referència mou.
Nota general. A l'hora de realitzar les referències, cal tenir en compte que el símbol $ bloqueja el que té immediatament a continuació: en el cas de $B2, bloquejaria la columna (referència mixta); en el cas de B$2, bloquejaria la fila (referència mixta), i en el cas de SBS2, bloquejaria fila i columna (referència absoluta).

Funcions 

Les funcions són fórmules predefinides que inclou el full de càlcul i que ajuden a simplificar i agilitzar la realització de diversos tipus d'operacions.

Els càlculs que es realitzen amb una funció també es poden fer amb fórmules, però es tarda molt més i és més complicat, ja que cal escriure totes i cada una de les operacions necessàries.

Utilització de fórmules i funcions

Volem que a la cel·la B8 n'aparegui el resultat de sumar totes les cel·les de l'interval B1:B7. Ho podem fer de dues maneres:

- Amb formules, escrivint a B8: = (B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7)

- Amb funcions, inserint a B8 la funció: = SUMA(B1:B7)

L'estructura de la funció és la següent:

- Nom de la funció (per exemple, "SUMA", "MITJANA", etc.).

- Arguments: són els valors amb què la funció operarà; poden ser números, text, referències, etc. Estan tancats entre parèntesis i separats pel signe de punt i coma <;>. Els arguments que tenen el nom en negreta són obligatoris.

Per exemple: =NOM DE LA FUNCIÓ (argument1; argument2, etc.).

Funcions essencials

En aquest apartat, veurem algunes de les funcions més utilitzades en "Excel". Al quadre següent s'indiquen les seves principals característiques juntament amb uns exemples d'utilització. Algunes d'aquestes funcions s'apliquen únicament a cel·les individuals (per exemple. ARREL), mentre que altres estan pensades per fer servir amb intervals. Cal aclarir que, quan s'esmenta un interval com a conjunt de cel·les adjacents, es fa amb els dos punts <:>; per exemple, B2:C14; en canvi, quan s'esmenta un interval com un conjunt de cel·les disperses, especifiquen aquestes cel·les separades per un punt i coma (;). Per exemple, "B2; C5:H14; F2:F12" fa referència a l'interval format per la cel·la B2, la C5, la H14 i des de la F2 fins a la F12.

Nom	Sintaxi	Descripció
Suma	=SUMA(interval)	Retorna com a resultat la suma de tots els números que hi ha continguts dins de l'interval.
Mitjana	=MITJANA(interval)	Retorna la mitjana aritmètica dels números continguts dins de l'interval. Aquesta funció té en compte únicament les cel·les que contenen números, ignorant les que continguin altres tipus de dades o les que estiguin buides.
Màxim	=MAX(interval)	Retorna el valor de número més alt que es troba dins de l'interval. Aquesta funció té en compte únicament les cel·les que contenen números, ignorant les que continguin altres tipus de dades o les que estiguin buides.
Mínim	=MIN(interval)	Retorna el valor del número més baix que es troba dins de l'interval. Aquesta funció té en compte únicament les cel·les que contenen números, ignorant les que continguin altres tipus de dades o les que estiguin buides.
Producte	=PRODUCTE(interval)	Retorna el producte de tots els números que estan inclosos dins de l'interval.
Arrel quadrada	=ARREL(cel·la)	Retorna l'arrel quadrada del valor emmagatzemat a la cel·la.
Valor absolut	=ABS(interval)	Retorna el contingut d'una cel·la en valor absolut (sense signe).
Mediana	=MEDIANA(interval)	Retorna el valor de la mediana d'un conjunt de valors, és a dir, el punt mitjà dins d'una distribució.
Moda	=MODA(interval)	Retorna el valor més freqüent, és a dir, el més repetit dins d'una distribució de valors.
Comptar números	=COMPT(interval)	Retorna quantes cel·les existeixen dins de l'interval especificat que continguin números. Com a número s'entén qualsevol valor numèric, incloent-hi percentatges, dates, moneda, etc.
Comptar espais	=COMPTA.BLANC(interval)	Retorna el nombre de cel·les que estan buides dins de l'interval especificat.
Comptar no buides	COMPTAA(interval)	Retorna el nombre de cel·les que contenen qualsevol dada dins de l'interval especificat, incloent-hi les de contingut numèric i les que contenen text és a dir, compta les cel·les "no buides".

Funcions condicionals

Aquest tipus de funcions afegeixen una condició a les operacions a realitzar. 

L'Excel comprova si la condició es compleix i actua en conseqüència.

Si condicional

Es tracta de la funció condicional per excel·lència. Retorna el segon argument si la prova lògica és certa i el tercer, si no ho és.

=SI(prova _lògica;valor _si _cert;valor_si_fals)

Permet introduir a l'Excel la possibilitat que succeeixin dues coses diferents en funció del valor d'una cel la. D'aquesta forma, combinant funcions SI, es pot crear un complex arbre de decisió.

Altres funcions condicionals
Funció	Sintaxi	Descripció
Sumar condicional	=SUMA.SI (interval;criteris;interval_suma)	Aquesta funció suma els números d'un interval quan complexen un criteri o condició. Els dos primers arguments són obligatoris, el tercer és opcional; si s'usa, es tenen dos intervals; el primer interval per comprovar si es compleix el criteri i el segon, per anar sumant els valors que conté quan això succeeix.
Comptar condicional	=COMPTA.SI (interval;criteris)	Retorna el nombre de cel·les d'un interval que compleix el criteri proposat. L'Excel recorre l'interval, però, en comptes de sumar els valors com a la funció anterior, únicament diu quants elements compleixen la condició (en l'exemple de la pàgina anterior, per exemple, hi ha dos vehicles que superen els 30.000 €).

Funcions de cerca i referència

Moltes vegades, cal realitzar càlculs matemàtics amb una determinada informació emmagatzemada. Per fer-ho, es poden fer servir les funcions de cerca i referència.
Sempre es partirà d'una taula en què hi hagi les dades emmagatzemades, igual que es fa en una base de dades; és a dir, amb els camps (cada una de les dades) en columnes i els registres (totes les dades que afecten un mateix article), en files.

Fórmula	Sintaxi	Funcionament	Limitacions
CONSULTA	=CONSULTA (valor_cercat;matriu)	Recorre de dalt a baix la primera columna de la matriu (o interval) i, quan troba el valor cercat, salta a la cel la que es troba a l'última columna de la mateixa fila i retorna el seu contingut com a resultat.	La columna què es busca s’ordena de - a +, i en cas de no trobar la coincidència exacta amb el valor cercat, sempre aproxima per defecte. La columna que té els = sempre ha d'estar + a la dreta que la columna de cerca.
	=CONSULTA  (valor_cercat;vector_de_comparació:vector_de_resultat	Recorre de baix a dalt el vector de comparació (interval d'una sola columna) i, quan troba el valor cercat, salta a la mateixa fila del vector de resultat (interval d'una sola columna), retornant el seu contingut com a resultat.	La columna què es busca s’ordena de - a +, i en cas de no trobar la coincidència exacta amb el valor cercat, sempre aproxima per defecte. La columna  = pot estar dreta o l'esquerra de l'interval   de cerca.
CONSULTAV	=CONSULV (valor_cercat;matriu_taula;indicador columnes; interval_cercat	Recorre de dalt cap baix la 1 columna de la matriu i quan troba el valor cercat, salta a la mateixa fila de la columna que s'indica a l'argument indicador de columnes retornant com a resultat el contingut d'aquesta cel·la. Si l'argument "ordenat" pren el valor "cert", "¡" o es deixa en blanc, s'assumeix que la 1 columna està ordenada de - a + i s'aproxima per defecte. Si s'escriu "fals" o "O" s'entén que s'ha de trobar la coincidència exacta amb el valor cercat i, si no es troba, dóna com a resultat un error.	La columna que te els resultats ha d'estar més a la dreta que la columna de cerca.

Inserció de diverses fórmules 
i funcions en una mateix cel·la

1 >> Inserció de diverses fórmules i funcions en una mateixa cel·la vegades, cal realitzar càlculs complexos o cerques condicionades per alguna dada que no es poden realitzar amb una sola funció. També és possible que calgui decidir entre més de dues opcions, la qual cosa permet la funció Sí. Es poden combinar funcions de diverses formes, segons les necessitats.És possible que sigui necessari restar o dividir dues funcions o que faci falta contenir-ne una dins de l'altra. En qualsevol dels dos casos, sempre és més senzill escriure les funcions que utilitzar l'assistent.

Inserció d’elements en un full de càlcul

Inserció d’objectes

Igual que la resta dels programes de l'Office, l'Excel permet la possibilitat d'inserir al document actiu un gran nombre d'elements, a través de la pestanya Inserció.

Inserció d'objectes

L'Excel permet inserir una gran diversitat d'elements, tan propis de l'aplicació (taules, WordArt, formes, equacions, símbols, quadres de text, gràfics, SmartArt, etc.) com externs (imatges, aplicacions, enllaços, etc.).

En principi, el procediment d'inserció és molt similar al que se segueix en altres aplicacions de l'Office. La diferència més notable és respecte de la inserció d'imatges.

Inserció de gràfics 

Sovint, les dades que s'obtenen amb l'Excel són massa extenses, amb la qual cosa costa molt d'analitzar-ne els resultats. La solució és fer servir un gràfic, ja que mostra de forma senzilla una idea que es capta amb un sol cop d'ull. 

A l'hora de fer un gràfic, és molt important decidir prèviament quin tipus de gràfic és el més adequat per a la finalitat que es desitja. 

L'Excel ofereix un accés directe a diversos tipus de gràfics predeterminats adequats per als diferents tipus de dades. Per a un major control i personalització, es poden seleccionar manualment els gràfics del catàleg que es desplega a l'iniciador del grup Inserció / Gràfics.

Les taules que contenen les dades a presentar estan formades per sèries i valors.

Una sèrie és un conjunt de valors que té un significat concret; per exemple, edats d'un grup de persones, temps per volta en una cursa o notes d'un grup d'alumnes. 

Els gràfics en l'Excel permeten representar una o diverses sèries. Per exemple, comparar temperatures màximes en un mes en diverses localitats (una sèrie) o comparar temperatures màximes i mínimes en un mes en diverses localitats (dues sèries). 

Tipus de gràfics
Columna	Comparació entre valors d'una o diverses sèries. Distribució vertical.
Línia	Evolució de el valor d'una o diverses sèries al llarg del temps.
Circular	Aportació de cada un dels valors d'una sèrie a la suma total d'aquesta sèrie.
Barra	Comparació entre valors d'una o diverses sèries. Distribució horitzontal.
Àrea	Evolució dels valors d'una o diverses sèries al llarg del temps. Permet distingir millor les diferències entre diverses sèries.
Dispersió	Comparació entre punts que es defineixen per parells de valors.
Altres gràfics	L’Excels permet altres tipus de gràfics; cada un està indicat per a un ús concret: per exemple, gràfics específics de cotitzacions borsàries, gràfics de bombolles, radials, etc.

Un cop inserit el gràfic al full de càlcul, és molt senzill canviar-ne l'estil amb l'Excel 2013. Després d'inserir-lo, es pot apreciar que la franja l'ha canviat i que ara, s'hi mostren dues noves pestanyes exclusives dels gràfics: Disseny i Format.

Pestanya Disseny

Aquesta pestanya es mostra únicament quan el gràfic acaba de ser creat o bé quan es fa un clic en un gràfic ja realitzat prèviament.

Grup de la pestanya Disseny
Presentacions dels gràfics	Permet afegir o configurar tots i cada un dels elements que hi pot haver dins d'un gràfic, com els eixos, els títols o la llegenda, o fins i tot afegir una línia de tendència. El disseny ràpid ofereix la possibilitat de donar un format immediat amb un sol clic.
Estils dels gràfics	Permet elegir diferents dissenys per a cada gràfic. Existeixen bastants dissenys per canviar ('estil de gràfic que, lògicament, depenen del tipus de gràfic elegit. També es poden canviar simplement els colors d'una manera senzilla.
Dades	Es pot definir si la sèrie o les sèries representades al gràfic es troben ordenades per files o per columnes. També es pot refer tota la configuració del lloc on s'ubiquen les dades, i fins i tot on es troba cada una de les sèries i els noms corresponents.
Tipus	Es pot canviar el tipus de gràfic que s'havia elegit en inserir-lo.
Ubicació	Serveix per canviar la ubicació del gràfic seleccionat a un altre full, mantenint totes les referències de les dades de format correcte. Simplement, se li ha d'indicar on es desitja ubicar el gràfic i l'Excel ho fa automàticament

Pestanya Format

A igual que la pestanya Disseny, aquesta pestanya només es mostra quan el gràfic s'acaba d'inserir o bé quan el gràfic està seleccionat.

La pestanya Format permet modificar l'aspecte de cada un dels elements inclosos dins del gràfic. També es pot modificar el format dels elements de gràfic considerat com a objecte inserit en un full de càlcul, com si fos una forma o un WordArt, podent donar així format a les vores o

l'emplenament, entre altres opcions.

Grups de la pestanya Format
Selecció activa	En aquest grup s'inclouen les opcions destinades a donar format als diferents elements. El procediment serà el següent: s'elegeix al desplegable l'element sobre el qual es vol actuar, es fa clic al botó Selecció de format i a la subfinestra lateral que s'obre al costat dret de la pantalla 'aplica el format desitjat. El tercer botó del grup (Reinicialitza-ho per coincidir amb l'estil) serveix per tornar a recuperar el format per defecte aplicat en l'estil del gràfic a la pestanya Disseny.
Estils de forma	Des d'aquest grup es pot modificar l'estil del conjunt del gràfic, com a element inserit en l'Excel (contorn, emplenament, efectes de forma, etc.). La diferència principal amb qualsevol altre element inserit es basa en el fet que no s'hi poden fer perspectives ni efectes 3D, ja que el gràfic ha de ser visualment intel·ligible.
Inserció de formes i estils dels WordArt	Des d'aquests dos grups, també es poden afegir i donar format a formes i a WordArt com a elements inserits dins del gràfic.
Organització	En aquest grup, es pot ordenar el gràfic respecte de la resta d'elements, definint quin està davant i quin darrere.
Mida	Permet configurar amb precisió la mida del gràfic.

Taules dinàmiques

Quan un full de càlcul conté molta informació, resulta molt útil disposar d'una eina que permeti resumir, analitzar i presentar les dades. Aquesta eina es denomina taula dinàmica.

Una taula dinàmica és un resum de les dades contingudes en un full de càlcul, mostrant els resultats en una taula més petita, que facilita l'anàlisi i la presentació de les dades, és una forma interactiva de resumir ràpidament grans conjunts de dades.

Aquests resums es presenten com una taula, que rep el qualificatiu de dinàmica perquè, un cop creada, s'hi pot interactuar i es pot modificar d'una forma senzilla.

Creació d'una taula dinàmica

Per crear una taula dinàmica, és necessari disposar d'un conjunt de dades, a partir de les quals es pugui elaborar.

Abans de començar, és important assegurar-se que les dades tenen capçaleres de columna o capçaleres de taula i comprovar que no hi ha cap fila en blanc. En aquest cas, utilitzarem com a taula d'origen de dades la mateixa que hem utilitzat en l'exemple de l’epígraf anterior, que compleix aquests requisits.

 

1. Es fa clic en qualsevol cel·la de la taula i, a continuació, es fa clic a Inserció / Taules / Taula dinàmica.

2. S'obre un quadre de diàleg que sol·licita dues dades: la ubicació de la taula a analitzar (en aquest cass comprova que ha seleccionat l'interval correcte) i el lloc on es desitja situar la taula dinàmica, que pot ser el mateix full, un altre full diferent o, fins i tot, crear un nou full a tal efecte. En aquest cas, se situarà a la cel·la I2 del mateix full. Es fa clic a D'acord.

3. Sobre, a la dreta de la pantalla, la subfinestra amb la llista de Camps de la taula dinàmica. Aquesta subfinestra sol·licita que se seleccionin els camps que es desitja que formin part de l'informe de la taula dinàmica. El més intuïtiu és arrossegar-los a la zona de la taula on es vol que es mostrin. Per exemple, s'elegeix l’ordenació següent:

a)      DATA FRA, a l’àrea FILES.

b)      CLIENT, a l’àrea COLUMNES.

c)      BASE, a l’àrea VALORS (àrea central).

S'observa que a l’àrea VALORS apareix Suma de BASE. La causa d'això és que les dades que s'afegeixen al centre de la taula han de quedar resumides, sigui com a suma o amb qualsevol altre mètode. En aquest cas, volem que se sumin les bases per client i dia, per la qual cosa aquesta opció és correcta. Si es vol canviar, només cal fer clic a Suma de BASE i seleccionar Configuració del camp de valors.

4. Un cop acabada la taula, si es vol agrupar alguns valors (numèrics o de data i hora), es fa clic a la taula dinàmica sobre qualsevol d'aquests camps. Es fa clic amb el botó secundari del ratolí i s'elegeix l’opció Agrupa. Al quadre de diàleg que hi apareix, se selecciona l’opció desitjada. 

Macros 

Una macro és un programa escrit en el Visual Basic per a aplicacions. Es crea per automatitzar una tasca repetitiva, que portaria molt temps si es realitzés de manera manual.

Per tant, les macros estalvien temps i redueixen errors en tasques habituals, com per exemple, formatar un llibre, esborrar o emplenar multitud de cel les, etc.

La forma de crear una macro és similar a quan s'utilitza un dispositiu de gravació (per exemple, un vídeo): cada vegada que s'executi la gravació (per exemple, prement <play> al vídeo), es repetirà la seqüència de treballs realitzats mentre es grava la macro. Un cop creada, també es pot assignar a un control, com per exemple, un botó, i així ser executada de manera senzilla per l'usuari.